Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Kotosalle. Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 22.2.2023

1. Rekisterinpitäjä

Kotosalle. Oy
Y-tunnus: 3345591-7
Sähköpostiosoite: info@kotosalle.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Rekisteristä vastaava: Pirkko Lintulahti +35840 779 1030 info@kotosalle.fi
Tietosuojavastaava: Pirkko Lintulahti +35840 779 1030 info@kotosalle.fi

3. Rekisterin nimi

Yrityksen asiakasrekisteri
Markkinointirekisteri
Myyntirekisteri
Kuntien- kaupunkien ja valtion yksiköiden rekisteri (toiminnan kannalta oleelliset yhteystiedot)
Muut mahdolliset Kotosalle. Oy:n -palveluihin tai sen muihin toimintoihin liittyvät ja niiden tarkoituksiin liittyvät välttämättömät tiedot -rekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja rekisterin tietosisältö

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle & Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

1. henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen) 2. yhteydenpito asiakkaisiin
3. asiakassuhteiden ylläpito
4. myynti
5. markkinointi
6. sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
7. henkilötunnus

a. sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena ja se on sopimuksen sisällön kannalta välttämätöntä
b. loppukäyttäjäasiakas
i. vaatimuksena tehtävään palvelusopimukseen arvonlisäverotonta palvelun myyntiä varten

Kerättävät tiedot

Perus- ja yhteystiedot

etu- ja sukunimi
sähköpostiosoite
lähiosoite
kieli
syntymävuosi
sukupuoli
puhelinnumero
yrityksen nimi
yrityksen yhteystiedot
yrityksen yhteyshenkilöiden yhteystiedot
henkilötunnus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, markkinointi tms. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

8. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

9. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Henkilötietojen poisto rekisteristä kokonaan, niin pyydettäessä, on mahdollista vain niiltä osin, kuin kirjanpitolaki ei vaadi yrityksen niitä säilyttää sen laissa määritetyn ajan verran.

10. Miten voit olla meihin yhteydessä?

Mikäli sinulla on lisäkysymyksiä tietosuojakäytäntöihimme liittyen, ota yhteyttä osoitteeseen: info@kotosalle.fi